Pourquoi automatiser certaines tâches administratives ?

L’automatisation des entreprises est désormais une réalité, et aucun secteur n’y échappe. Cependant, au lieu de voir l’opportunité que cela représente, certains continuent à douter des finalités de cet outil. Découvrez ici les avantages de l’automatisation des tâches administratives, ainsi que quelques logiciels permettant de mieux gérer des services spécifiques comme la gestion des notes de frais.

Avantages de l’automatisation

L’automatisation est un outil indispensable à l’adaptation au numérique. Pour rester compétitives sur le marché d’aujourd’hui, les entreprises ont intérêt à user de systèmes informatisés pour les tâches répétitives.

Cela permet d’augmenter la productivité tout en réduisant certains coûts. Les équipes sont en effet plus disponibles pour se concentrer sur des tâches plus complexes. Parmi les principaux avantages de l’automatisation il faut retenir :

• la facilitation de la circulation des informations
• l’amélioration de la productivité
• la réduction des coûts, des erreurs et des oublis
• la simplification des tâches administratives
• la surveillance en temps réel des ressources allouées aux différents services
• l’amélioration du suivi opérationnel

Au sein d’une PME, tous les services sont concernés par l’automatisation. En effet, en fonction de chaque service, il faudra un système/logiciel précis pour répondre efficacement aux besoins.

Dans le domaine financier et administratif par exemple, le logiciel Cleemy se positionne comme un outil incontournable pour vous aider à gérer vos notes de frais. Votre service RH sera heureux de pouvoir remplacer le long processus de traitement des notes de frais par une procédure simplifiée avec Cleemy ou un autre logiciel.

Logiciels de note de frais

Fini le temps où il fallait traiter les notes de frais sous Excel. Aujourd’hui, des outils électroniques de qualité existent pour vous faciliter la tâche à l’instar du logiciel note de frais Cleemy. 

Cleemy 

Grâce à une application mobile, vous n’avez plus de soucis à vous faire. Les collaborateurs saisissent librement les informations liées à leurs dépenses. Le logiciel crée le poste de dépense et se synchronise avec les sites marchands ou les sociétés de transport afin de récupérer les factures et calculer les frais kilométriques.

Conçu selon un modèle comptable, vous pouvez utiliser Cleemy pour gérer également vos factures fournisseurs. Enfin, il est possible de souscrire aux cartes bancaires intégrées au système ou de synchroniser celles de votre banque.

N2F 

Originale, cette application de gestion des dépenses professionnelles est conçue pour les déplacements internationaux. Au nombre de ces fonctionnalités principales, il y a la conversion automatique selon le taux de change dans près de 170 devises, la possibilité d’user de 11 langues différentes et un mode hors connexion.

Spendesk 

En plus de gérer les notes de frais, cette plateforme en ligne vous offre des cartes de paiements physiques et virtuelles afin de simplifier vos achats. Elle favorise l’autonomie des employés tout en conservant aux administratifs le contrôle sur la trésorerie.

Jenji 

Adapté pour les entrepreneurs, Jenji procède à la gestion des dépenses, au suivi des invitations, à la gestion des cartes d’affaires etc. Cette solution permet de numériser vos factures et de les traiter automatiquement. Par ailleurs, Jenji s’adapte et se décline en produits variés destinés aux entreprises et aux experts comptables.

Vous avez à présent une idée plus précise de l’atout que représente l’automatisation des tâches administratives. Il ne reste plus qu’à vous souhaiter de trouver les logiciels adaptés aux besoins de votre entreprise.